Voor sommige workshops vragen wij een vergoeding voor de materiaalkosten. Hieronder krijg je wat uitleg waarom en wanneer we dit doen.
Waarom vragen wij een vergoeding voor materiaalkosten?
De vergoeding voor materialen is steeds een forfaitaire vergoeding. Het is namelijk onmogelijk om exact te weten hoeveel de materialen voor één workshop exact kosten.
Er spelen namelijk verschillende factoren mee bij de berekening van de kostprijs.
Investeringsgoederen
Sommige materialen klasseren wij onder investeringsgoederen. Het betreft djembes, yogamatten, percussiemateriaal, schragen, zeilen, schilderborstels, iPads, hamers, lijmpistolen, … .
Wij investeren in deze materialen en deze gaan een lange periode mee. Meestal betreft het materialen die duurder zijn in aankoop.
Ondanks dat deze materialen langer meegaan, gaan ze op termijn ook kapot en moeten we ze vervangen of herstellen.
Verbruiksgoederen
Sommige materialen klasseren wij onder verbruiksgoederen. Het betreft klei, graffiti spuitbussen, verf, lijm, potloden, mondmaskers, …
Deze materialen worden verbruikt tijdens een workshop en moeten wij steeds opnieuw aankopen. Als er een restje is, wordt dit uiteraard bij een volgende workshop opgemaakt, maar dit betreft nooit grote hoeveelheden.
Opslag
Muzische Workshops vzw moet deze materialen opslaan. Een opslagruimte huren kost geld. Daarboven komt nog de brandverzekering van deze opslagruimte.
Onderhoud
Sommige materialen moeten voor en na een workshop opgekuist en onderhouden worden. De werktijd wordt ook in de materiaalkost verrekend.
Transport
Als bij een workshop materialen nodig zijn, komt er meer transport en coördinatie kijken. De docent moet voor aanvang van de workshop de materialen ophalen in de opslagruimte. Of een medewerker brengt ze op de dag van de workshop naar de locatie. Verbruiksgoederen moeten regelmatig bijgekocht worden, wat extra verplaatsing naar de winkel vraagt. Of een docent heeft geïnvesteerd in een grotere wagen om alle materialen te kunnen vervoeren, waardoor het verbruik van de wagen hoger ligt, …
Extra werktijd
Er wordt door onze administratieve medewerkers veel tijd geïnvesteerd om bij elke aankoop de beste prijs-kwaliteitsverhouding te vinden. Telkens we een grotere aankoop doen, bekijken we opnieuw of de vorige leverancier nog steeds de beste voorwaarden en kwaliteit heeft.
Een workshop met materialen vraagt voor en na een workshop meer opbouw en afbouw tijd dan pakweg een dansworkshop. Ook deze extra tijd willen wij aan onze docenten kunnen vergoeden.
Er zijn veel aspecten waarmee wij rekening moeten houden om een materiaalkost vast te stellen. Wij proberen uiteraard de kostprijs zo laag mogelijk te houden.
Indien u voor een workshop zelf bepaalde materialen ter beschikking kan stellen, laat het zeker weten!
Veelgestelde vragen
‘Ik heb klei gezien op een bepaalde website en die is goedkoper dan de materiaalkost die u vraagt voor de Workshop Boetseren. Hoe kan dat?’
Wij vragen een forfaitair bedrag dat niet exact terug te rekenen is naar enkel de kostprijs van de klei. In het specifieke geval van bijvoorbeeld klei, rekenen we naast de effectieve kost van klei ook een bedrag voor investeringsgoederen zoals bewerkingsmaterialen voor de klei. Daarnaast houden we ook rekenen met de transportkost en de tijd die docenten nodig hebben om de klei te kopen.
‘Tijdens de workshop werd er vooral met gratis recupmaterialen gewerkt, toch vraagt u een vergoeding voor materiaal. Hoe kan dat?’
Waar mogelijk proberen we met gratis recupmaterialen te werken. Daarvoor leggen wij contact met verschillende bedrijven zoals oa Sipwell, Kringwinkels, fietsenwinkels, … Dit is op zich al een tijdrovende activiteit. Het transport om de materialen daar op te halen kunnen we ook niet uitschakelen. Daarnaast is er opslag nodig om de materialen te stockeren. Sommige materialen moeten gepoetst worden voordat ze bruikbaar zijn met kinderen. Uiteindelijk is er ook transport naar de workshop locatie nodig.
“De workshop ging door met 10 deelnemers, toch rekent u een materiaalkost voor 15 deelnemers? Waarom is dat?”
Wij maken een offerte op basis van het aantal deelnemers dat u doorgeeft. Bij de planning, laten wij u via mail duidelijk weten voor hoeveel deelnemers wij materiaal verzamelen en/of aankopen. Wij vragen u steeds deze planning goed door te lezen. Indien u ons op meer dan een week op voorhand laat weten dat er toch minder deelnemers gaan zijn dat origineel aangegeven dan passen wij onze materiaalkost uiteraard aan. Laat u dit pas op de dag van de workshop weten, dan kunnen wij niet anders dan de materiaalkost te rekenen die is overeengekomen bij de planning.
Indien je toch nog andere vragen hebt over materiaalkosten, laat het zeker weten!